7 steg till en kravspecifkation

Efter nästan tio år i bemanningsbranschen har vi stött på de flesta typer av interna hinder för att få igång en rekryteringsprocess. Ett av de vanligaste hindren är att man internt, av olika anledningar, inte lyckas skapa en kravprofil för personen man vill rekrytera eller hyra in. Anledningarna är ofta tidsrelaterade, men ibland mer praktiska – det är svårt att ta fram en bra kravspecifikation! Oavsett anledning har vi nu skapat listan som med sju steg tar dig hela vägen.

 

1. Nuläge- och framtidsanalys
Kraven som ställs på en ny person påverkas inte bara av avdelningens (eller företagets) nuläge utan även av er önskade framtid. Ska avdelningen växa inom ett år så kanske en viss typ av egenskaper bör premieras för att möta era framtida behov. Vad den nya personen ska göra om ett år är alltså lika viktigt som vad den ska göra i dagsläget.

2. Avsätt tid
Boka ett möte med personen som har rollen nu (om den finns), framtida kollegor och chef. Skapa dig en bild av rollen och vilka krav som de olika parterna har. Glöm inte att ha med en beslutfattare i mötet, t.ex. avdelningschefen. Diskutera vad personen ska göra 80% av tiden och vad den ska göra 20% av tiden och skapa från det en arbetsprofil att utgå från.

3. Formella krav
Titta på vilka formella krav som ställs på tjänsten. Krävs någon akademisk examen, certifieringar eller andra utbildningar?

4. Erfarenhetskrav
Vilken typ av erfarenheter behöver man för att utföra arbetet? Måste man komma från en viss bransch, ha ledaregenskaper eller arbetat med vissa typer av verktyg? Denna lista blir ofta lång så det kan vara bra att fundera över vilka av dessa erfarenheter som tar lång tid att lära sig och vilka som man kan lära sig på plats

5. Personlighet
Det är ofta lika viktigt att se till HUR en person tycker om att arbeta som VAD dom tycker om att arbeta med. Fundera på hur arbetsupplägget ser ut gällande internt/extern arbete, självständigt/team, frihet/struktur m.m.

6. Karaktärsdrag
Lista fyra till sex karaktärsdrag som du tror är avgörande för att lyckas med jobbet. Det är nu viktigt att titta på framtida kollegors beteende och hitta synergier eller kompletterande egenskaper. Exempel kan vara relationsbyggande, kreativitet och stresstålighet. Det är smart att lista karaktärsdrag som kan framstå i en intervju eller möte med personen.

7. Prioritera skallkraven hårt
Sist men inte minst så är det viktigt att prioritera hårt bland de skallkrav som du har satt upp. Måste verkligen personen ha en viss akademisk examen eller kan det vägas upp med erfarenhet? Kan man lära sig en programvara i efterhand? Måste personen komma från en specifik bransch eller finns det en annan bransch med liknande arbetssätt och förutsättningar?

I slutändan är det helhetsbilden av individen som kommer avgöra om den är rätt eller inte men med dessa sju steg skapar du ett bra underlag för att ta processen vidare.

Lycka till!